創業期の経理立ち上げをスムーズに！何から始めるべきか解説

会社を設立して間もない創業期は、本業のビジネスを軌道に乗せるために誰もが多忙を極める時期です。しかし、企業の基盤を支える「経理体制の立ち上げ」を後回しにしてしまうと、のちの資金繰り悪化や税務上のトラブルを招く原因になりかねません。

何から手を付ければよいのか分からないという悩みを抱える経理担当者や経営陣の方に向けて、本記事では創業期に最優先で取り組むべき実務の手順や、業務を効率化するためのクラウド活用法、さらには外部リソースのスマートな頼り方までをプロの視点から詳しく解説いたします。この記事を読むことで、迷わずスムーズに強固な経理基盤を構築するステップが分かります。

創業期の経理担当者が直面する3つの課題

創業期のバックオフィスは、大企業のようにマニュアルや前例が整っているわけではありません。限られたリソースの中で、手探りで体制を構築していく必要があるため、多くの企業が共通の壁に突き当たることになります。

まずは、創業期の経理担当者や経営陣が直面しやすい代表的な3つの課題について整理していきます。直面する困難をあらかじめ把握しておくことで、事前に対策を講じることが可能になります。

1. 前例がない状態での手探りの体制構築

最初の課題は、社内に経理のルールや仕組みが一切存在しないことです。どの書類をどこに保管すべきか、日々の出入金をどのように記録すべきかなど、全ての運用を一から決定しなければならないため、担当者の精神的・時間的負担は非常に大きくなると考えられます。

2. 他業務との兼務による圧倒的なリソース不足

創業期は専任の経理担当者を雇う余裕がないケースが多く、経営者自身や総務・人事担当者が経理を兼務することが珍しくありません。本業の営業活動や採用活動に追われる中で経理業務を行うため、どうしても作業が後回しになり、月末に業務がパンクしてしまう傾向が見られます。

3. 電子帳簿保存法やインボイス制度など法改正への対応

近年の税制改正により、経理実務の難易度は上がっています。創業期であっても例外なく法令を遵守した体制を整えなければならない点が、立ち上げ期の大きな足かせとなっています。

まず手をつけるべき最優先の経理業務と手順

経理の立ち上げにおいて、全ての業務を完璧にこなそうとする必要はありません。重要度の低い業務から手をつけてしまうと、時間がいくらあっても足りなくなってしまいます。

まずは企業の経営基盤を揺るがさないために、最低限クリアしなければならない最優先の実務に絞って着手することが重要です。ここからは、具体的にどのような手順で業務を進めていくべきか、3つのステップに分けて解説いたします。

1. 法人口座の開設とクレジットカードの準備

会社名義の銀行口座の開設は、経理立ち上げの第一歩です。個人の口座と会社の口座が混ざった状態では、正確な資金管理が不可能になります。同時に法人用クレジットカードを作成し、役員の経費支払いを集約させることで、私費との混同を防ぎやすくなります。 

2. 領収書や請求書の回収・保管ルールの決定

社内で発生する領収書や請求書を、毎月どのように回収して保管するかのルールを初期段階で定めます。「毎月〇日までに提出する」「特定のフォルダに保存する」といったシンプルな約束事を社内に周知させることで、書類の紛失や未精算の発生を未然に防ぐことができます。 

3. 日々の現金管理と帳簿付けの習慣化

日々の経理業務を効率化させるためには、小口現金の管理を可能な限り減らし、現金処理を極力なくす体制を作ることが大切です。

1週間に1回、あるいは1ヶ月に1回まとめて現金を数えるようなアナログな作業は、数え間違いや使途不明金が発生する原因となるため、創業期から避けることが推奨されます。小口現金を廃止し、経費の支払いをすべて法人用クレジットカードや銀行振込、ビジネス用の電子マネー決済へ集約させることで、すべての取引がデジタルデータとして自動的に記録されるようになります。

どうしても現金精算が必要な場合は、従業員に一度立て替えてもらい、月末に給与と一緒に振り込む形式をとることで、社内の現金管理コストを完全にゼロへ近づけることが可能になります。

クラウド会計ソフトの選定と初期設定のコツ

従来の紙の帳簿やエクセルによる管理は、創業期の限られたリソースを大きく消耗させる要因になります。これからの経理立ち上げにおいては、クラウド会計ソフトの導入が事実上の必須条件と言えます。

ソフトの選定と最初の設定さえ間違えなければ、その後の経理業務の大半を自動化させることが可能です。どのような視点でツールを選び、運用を開始すべきかについて、具体的なポイントを見ていきましょう。

創業期に適した会計ソフトの選び方

創業期に導入すべき会計ソフトは、簿記の専門知識が少なくても直感的に操作でき、かつ銀行口座とのシームレスな連携に強みを持つ製品が適しています。

具体的な製品としては、金融機関やクレジットカードとのデータ連携数が豊富な「マネーフォワード クラウド会計」や、直感的なUIに定評がある「freee会計」、老舗の安心感がある「弥生会計 オンライン」などが代表例として挙げられます。

将来的な法改正へ自動でアップデート対応してくれる点や、自社が利用しているネットバンキングとの接続実績が豊富であるかを基準に選定することが大切です。

銀行口座連携を活用した自動化の手順

クラウド会計ソフトを導入したら、すぐに法人口座やクレジットカードとのデータ連携を設定してください。

特に「マネーフォワード クラウド会計」では、全国の主要な銀行口座（法人口座）やビジネスカードの明細データを、初期設定を行うだけで自動的に取得する環境が整えられます。 

明細データが自動でソフトに取り込まれるため、手入力によるミスや手間が大幅に削減できます。簡単な勘定科目の推測機能も備わっているため、記帳時間を劇的に短縮できます。 

外部リソースを活用してコア業務に集中する方法

経理体制を自社だけで構築しようとこだわりすぎることは、企業の成長スピードを停滞させるリスクがあります。特に創業期は、売上を作るためのコア業務にリソースを集中させるべき時期です。

経理の実務部分を外部の専門家に委託するアウトソーシングの活用は、非常に有効な経営戦略と考えられます。外部リソースを上手に取り入れるメリットと、その適切なタイミングについて詳しく解説いたします。

経理業務をアウトソーシングするメリット

専門のアウトソーシング業者やBPOを活用することで、記帳代行や給与計算などのノンコア業務に費やす時間を大幅に削減できます。採用コストや人件費を抑えられるだけでなく、プロの手によって正確かつスピーディーに処理されるため、税務リスクの軽減にも直結するという大きな利点があります。 

BPOを活用すべきタイミングの目安

BPOの検討を開始すべき最適なタイミングとしては、「兼務している経営者の作業時間が限界を迎えたとき」や「法改正への対応について社内で判断がつかなくなったとき」が挙げられます。

また、あらかじめ創業のタイミングから外部への依頼を決めておき、最初から「すべての経理実務を任せる前提」でバックオフィスの仕組みを設計することも非常に有効な戦略と言えます。

事業拡大に伴い取引件数が急増する前段階、あるいは会社設立の初期段階からプロのサポートを組み込んでおくことで、組織の混乱を最小限に抑え、立ち上げ期から本業のビジネスに100パーセントの力を注ぐことが可能になります。 

創業期の経理実務に関するQ＆A

創業期の経理立ち上げにおいては、判断に迷う実務上の疑問が数多く生じるものです。ここでは、多くの企業から会計事務所によく寄せられる代表的な3つの質問について、法的な根拠と実務的な対応策を交えて分かりやすく解説いたします。 

Q1.領収書や請求書の保管期間と方法を教えてください。

A.法人の場合、領収書や請求書などの帳簿書類は、原則として10年間の保存が義務付けられています。また、電子帳簿保存法に対応するため、電子データで受け取った請求書などは、一定の要件を満たした形でデジタル保存を行う必要がありますので、ルールに沿ったシステム構築が求められます。 

Q2.過去の未整理の領収書はどのように処理しますか？

A.溜まってしまった未処理の領収書は、まず月別や支払内容別に分類することから始めてください。その後、事業に関係のある経費であることを明確にした上で、速やかに会計ソフトへ入力します。時間が経つほど内容の確認が難しくなるため、一度専門家に一括清算を依頼することもひとつの方法と言えます。 

Q3.業務の属人化を防ぐためにはどうすればよいですか？

A.担当者しか業務フローを把握していない状態を防ぐためには、クラウドツールを活用して誰もがデータにアクセスできる環境を整えることが効果的です。また、通帳の保管場所や月次の作業手順をまとめた、簡易的なメモ程度でも構いませんので、マニュアルを共有しておくことが推奨されます。 

まとめ：効率的な経理立ち上げでビジネスを加速させましょう

創業期における経理の立ち上げは、企業の将来の成長を左右する極めて重要なプロセスです。初期段階から正しいルールを作り、クラウド会計ソフトなどの最新ツールを活用して仕組み化を進めることで、バックオフィスの負担は大幅に軽減されると考えられます。

しかし、法改正への対応や日々の正確な記帳を、限られた自社リソースだけで維持していくことには限界があるかもしれません。そのようなときには、プロのアウトソーシングサービスであるBPIOを活用することを視野に入れてみてください。経理業務を効率化して本業のビジネスを加速させるために、まずは一度、お気軽にお問い合わせやご相談をしてみてはいかがでしょうか。

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