経理アウトソーシングで避けるべき失敗と成功のポイント

人手不足に悩む企業が増えている現代、経理業務の外注化を検討する声もよく耳にします。しかし、「かえって手間が増えるのではないか」「自社の内情を外部に見せるのは不安だ」とためらう方も少なくないはずです。

そこで本記事では、経理業務をアウトソーシングするメリットや事前に知っておくべきデメリットをはじめ、よくある失敗事例とその対策、自社に合った委託先の選び方まで詳しく解説します。外注化が本当に自社にとってプラスになるのか、導入を検討する際の判断材料としてぜひ参考にしてみてください。 

執筆：BPIO 広報部（給与計算・経理代行の実務チーム監修）

この記事を読むとわかること ・経理アウトソーシングで委託できる具体的な業務一覧 ・経理を外注するメリットと、事前に知っておくべきデメリット ・よくある失敗事例と、トラブルを防ぐための対策 ・導入を成功に導くための5つのステップ ・自社に合った失敗しないアウトソーシング会社の選び方

経理アウトソーシング

経理アウトソーシングとは、自社で抱えている経理の作業を、専門知識を持った外部の会社へ委託する仕組みのことです。「具体的にどこまで頼めるのだろうか」と疑問に思う方もいるかもしれません。

対象となる範囲は広く、毎月の請求処理から年間の決算まで、会社の状況に合わせて柔軟に依頼する業務を切り出せるのが特徴です。自社に足りない部分だけを補うことも、丸ごと任せることも可能なため、どのような作業をお願いできるのか、一般的な対応範囲を一覧で並べてみましょう。

• 売上計上・請求書発行・売掛金管理
• 費用計上・銀行振込・未払金/買掛金管理
• 経費精算・小口現金精算
• 固定資産・減価償却管理
• 伝票の起票・整理
• 月次試算表・決算対応
• 資金繰り・キャッシュフロー管理
• 予算管理

こうして並べてみると、日々の記帳から決算の対応まで、幅広い業務を切り出せることがわかるはずです。自社の状況に合わせて、依頼する範囲を柔軟にカスタマイズする企業が増えています。

経理アウトソーシングのメリット

外部の力を借りることで、現場にはどのような変化が起きるのでしょうか。「費用をかけてまで外注する意味があるのか」「かえって管理の手間が増えるのではないか」と疑問を持つ声もよく耳にします。

ですが実際は、単に作業の手間を減らすだけでなく、組織全体の安定感や業務品質の向上につながる側面に目を向けることが大切です。多くの現場を見てきた経験からすると、目先のコスト削減以上の価値を感じる企業は少なくありません。

本業に専念できる

日々の処理に追われていると、本来注力すべき事業の改善や戦略作りに手が回らなくなるものです。定型的な作業を外部に任せることで、社内のリソースをより重要な業務へ振り向ける余白が生まれます。

自社で経理スタッフを雇用する必要がない

優秀な人材の採用は、年々難易度が上がっているのが現状です。仮に採用できても、退職時の引き継ぎには多くの労力がかかってしまうものです。外注化という選択肢を持てば、採用活動にかかる時間や、予期せぬ退職による社内の混乱を避けることにつながります。

業務の繁閑に柔軟に対応できる

経理の仕事量は毎月一定ではなく、決算期や年末調整の時期などに負担が集中しがちです。繁忙期に合わせて人を雇うのは現実的とは言えませんが、委託先であれば、その時々の業務量に応じて体制を調整してもらえるため安心です。

横領や不正経理を防ぎやすい

特定の担当者だけで処理を完結させていると、意図せずミスが起きたり、不正のリスクが高まったりする懸念があります。第三者の目が入ることで、自然と業務の透明性が保たれる環境を作れるのです。

自社従業員に報酬情報を知られずに済む

役員報酬や従業員の給与といった機密情報は、社内の人間であっても安易に公開したくないものです。給与計算のアウトソーシングを活用するなどして外部の専門家に任せれば、社内に情報が漏れる心配を減らす体制を構築できます。

コスト削減の可能性がある

外注すると割高になるイメージを持たれるかもしれませんが、採用費や教育費、さらには給与や社会保険料などの固定費を含めて計算すると、結果的に安く収まるケースも存在します。自社で担当者を一人抱える場合と比較して、本当に割高かどうかを見極める視点を持っておくと良いです。

経理をアウトソーシングするデメリット

メリットばかりに目が行きがちですが、導入にあたって生じる負担や懸念点も知っておきたいポイントが存在します。「プロに丸投げすればすぐに楽になる」「専門家だから何でもわかってくれるはずだ」と思い込んでいると、後から思わぬ壁にぶつかる可能性があるなど、外注には、導入前に知っておきたい負担や懸念点もあります。 

大切な会社の数字を預けるからこそ、事前にどのようなハードルがあるのかをしっかりと把握しておけば、事前に対策を打つ余裕が生まれます。アウトソーシングに関するさまざまな情報も参考にしながら、慎重に比較検討を進める現場は少なくありません。

業務の説明や引き継ぎに手間がかかる

社内で担当者しか手順を把握していない業務があると、外部へ依頼する前の整理に相応の時間がかかってしまいます。現在のやり方をそのまま引き継ぐのが難しい場合もあるため、業務フローを可視化する準備期間を見込んでおくのが無難です。

セキュリティ上のリスクが存在する

社外に重要な財務データや個人情報を渡すことになるため、情報漏洩への不安は拭えません。委託先を検討する際は、プライバシーマークの取得状況や通信の暗号化など、どのようなセキュリティ体制を敷いているのかを確認しておくことが推奨されます。

経理アウトソーシングでの失敗原因と事例

せっかく外注化したのに、かえって現場が混乱してしまう事態は避けたいものです。「プロに頼めば確実だろう」「お金を払っているのだから問題は起きないはずだ」と安心しきっていると、実際に、外部との連携がうまくいかず、担当者の負担がかえって増えた例もあります。 

外部との連携がうまくいかず、かえって担当者のストレスが増えてしまったという事例も存在します。実際の失敗パターンと原因、その対策について、まずは表で並べてみましょう。

失敗のケース	原因	対策（防ぐためには）
経営状況の悪化を見逃す	委託先との情報共有が不足し、会社の財務状態をタイムリーに把握できなくなったため。	定期的な報告会やミーティングを設定し、連携を保つ仕組みを作る。
期待した効果が出ない	委託先の対応範囲が狭く、追加の依頼に別料金がかかるなど、事前の確認が甘かったため。	契約前に対応可能な業務の範囲や、イレギュラーな事態への対応方針を確認する。
トラブルが頻発する	担当者とのコミュニケーション手段や頻度が曖昧で、細かなニュアンスが伝わらなかったため。	連絡ツールや対応のルールを明確にし、密な意思疎通を図る体制を整える。

こうして並べてみると、失敗の多くは「任せきりにしてしまうこと」や「事前のすり合わせ不足」に起因することが見えてきます。それぞれのケースについて、もう少し詳しく見ていきましょう。

経営状況の把握不足が経営悪化につながったケース

日常の処理を手放すことで、自社の資金繰りや利益の推移を経営陣が把握しにくくなるリスクが存在します。数字の動きから目を離してしまうと、経営判断の遅れにつながる恐れがあるため、定期的な報告を受ける運用にしておくと安心です。

想定していた効果が得られなかったケース

依頼先の専門性が自社の求める水準に達していなかったり、柔軟な対応をしてもらえなかったりして、不満を抱える事例も耳にします。後から追加料金が発生して予算をオーバーする事態を防ぐためにも、どこまでが基本料金に含まれるのかを細かく確認しておく運用にしておきたいところです。

担当者とのコミュニケーションが不足し、トラブルが生じたケース

何か疑問が生じた際にすぐに連絡が取れなかったり、意図が正しく伝わらなかったりすると、業務の滞りにつながります。お互いの認識にズレが生じないよう、定期的に状況をすり合わせる場を設ける企業も珍しくありません。

経理アウトソーシングの成功のためのポイント

導入を成功に導き、日々の業務をスムーズに回すためには、いくつかのコツがあります。「とりあえず早く委託先を決めよう」「他社が使っているサービスなら安心だろう」と急ぐ気持ちを抑え、まずは自社の足元を見つめ直す時間が欠かせません。

事前の準備をどれだけ丁寧に行うかで、その後の運用への負担が大きく変わってきます。ここでは、失敗を防ぐための導入の流れは、次のとおりです。

1. 課題や目的をはっきりさせる
2. 経理担当者や社内に説明する
3. 目的に合った委託先を選ぶ
4. 引き継ぎの体制を整える
5. アウトソーシング先との連絡を密にする

こうして並べてみると、実際に業務を移管する前の準備段階が成功のカギを握っていることが見えてきます。各ステップの要点を確認していきましょう。

課題や目的をはっきりさせる

まずは社内でどのような問題を抱えているのかを洗い出す作業から始めます。コストを下げたいのか、特定の担当者への依存をなくしたいのか、目的を明確にしておくことで、その後の判断の軸が定まるはずです。

経理担当者や社内に説明する

外部へ業務を移すことに、社内で不安を感じる人が出る可能性は否定できません。なぜこの取り組みが必要なのか、現場にどのような良い影響があるのかを丁寧に説明し、協力的な雰囲気を作っておくことが望ましいです。

目的に合った委託先を選ぶ

自社の目的が明確になれば、それに強みを持つ業者を絞り込みやすくなります。低価格を売りにしているのか、それとも高度な専門知識を提供してくれるのか、自社のニーズと合致するパートナーを見極める視点を持っておくと良いです。

引き継ぎの体制を整える

今の業務手順を整理し、誰もがわかる形のマニュアルに残しておく作業が発生します。バーチャル経理アシスタントなどのサービスを利用する際にも、追加でお願いしたい作業が出た場合のルールを事前に話し合っておくと、後のトラブルを防ぎやすくなるのです。

アウトソーシング先との連絡を密にする

契約が完了して業務がスタートした後も、定期的な情報交換は欠かせません。疑問点を放置せず、お互いに意見を言い合える関係性を築いていくことが、結果的に業務の質を高めることにつながるのです。

経理アウトソーシング会社の選び方

数あるサービスの中から、自社に最適な一社を見つけるのは簡単なことではありません。「どこも同じように見える」「料金表だけでは違いがわからない」とお悩みの方もいるかもしれませんが、いくつか明確なチェックポイントが存在します。

単なる作業の代行ではなく、自社の課題に寄り添ってくれるパートナーを選ぶためには、どのような視点を持てばよいのでしょうか。ここでは、引き継ぎ時の負担と担当者の経験という2つの観点から確認します。

• 業務フローの変更による自社への負担はどの程度か
• 引き継ぎを担当する人物に十分な実績があるか

こうして並べてみると、単に作業を代行してくれるだけでなく、導入時の壁をどう乗り越えるかまで寄り添ってくれる業者を選ぶことの重要性が見えてきます。それぞれのポイントについて掘り下げてみましょう。

引継ぎ時の負担を最小限に抑えるか

新しいシステムを導入したり、社内のルールを大きく変えたりすると、現場のスタッフに過度なストレスがかかる恐れがあります。トラブルが起きた際のフォロー体制も含め、現実的な移行プランを提案してくれる業者を選んでおくと安心です。

引継ぎ担当者の経験

最初の引き継ぎを仕切る担当者のスキルによって、その後の運用がスムーズにいくかどうかが決まるといっても過言ではありません。過去に似たような規模や業種の引き継ぎを経験しているか、直接質問して手応えを確かめる現場は少なくありません。

まとめ

経理業務を外部に委託すると一口に言っても、その範囲や手法は会社によって千差万別です。「とりあえず丸投げしよう」という姿勢ではなく、自社のどの部分に負担がかかっており、浮いた時間で何を実現したいのか、全体像を描いておくことが欠かせません。

人手不足が深刻化する中、定型的な処理を手放して本来の事業活動に集中できる体制を整えることは、会社の将来を守るための有効な選択肢となります。日々の事務作業に追われて身動きが取れなくなってしまう前に、部分的な外注からでも、まずは検討を始めてみてはいかがでしょうか。

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