日々の現金の動きを正確に把握し、管理するために欠かせないのが「現金出納帳」です。会社や事業の資金管理の基本となるこの帳簿について、概要や記録方法をわかりやすく解説していきます。
現金出納帳とは？
現金出納帳は現金の出入りを記録するための帳簿です。取引が発生した日付、勘定科目、摘要、金額、そして残高を記入します。摘要欄には、「○○銀行から出金」「コピー用紙を購入」など、現金の動きの理由を簡潔かつわかりやすく記載しましょう。
また、毎日や一定のタイミングで、現金出納帳の残高と実際に手元にある現金残高を照合し、金額が一致しているか確認する作業が必要です。
小口現金出納帳との違い
小口現金出納帳と現金出納帳の主な違いは「取り扱う金額の大小」にあります。
現金出納帳は金額に制限がなく、どのような金額でも記録できますが、小口現金出納帳は、少額の現金のみを対象に管理・記帳する点が特徴です。
現金出納帳のメリット
現金出納帳の必要性に疑問を感じている方も少なくないでしょう。しかし、現金出納帳によって日々の現金の動きを記録することで、入出金の状況を把握できます。
この章では現金出納帳のメリットを説明します。
資金の流れを可視化できる
現金出納帳の大きな特徴は、現金の入出金状況を見える化できる点にあります。現金出納帳には、現金を「いつ」「どこで」「誰に」「いくら」支払った（または受け取った）かを記録していきます。
こうして現金の動きを記録することで、資金の流れが明確になり、常に手元の残高を把握することができます。
確定申告で帳簿作成・保存が義務付けられている
確定申告を行う際には、現金出納帳の記録が非常に重要な役割を果たします。
現金出納帳を活用することで、事業における収入と支出を正確に把握し、適切に所得を算出することができます。また、現金出納帳があれば、現金の流れについてきちんと説明することが可能です。
現金出納帳を正しく作成し、きちんと保存しておくことで、確定申告の正確性を高めることができます。
青色申告特別控除に関係する
個人事業主やフリーランスの方が青色申告特別控除を受けるためには、いくつかの手続きを行う必要があります。
まず、「開業届」と「青色申告承認申請書」を事前に税務署へ提出しなければなりません。これらの書類が提出されていない場合、自動的に白色申告扱いとなり、白色申告では青色申告のような控除などの税制上の優遇を受けることができません。
青色申告特別控除を受けるためには、申請だけでなく、定められた方法で帳簿を作成するなど、いくつかの条件をクリアする必要があります。条件を満たせば、不動産所得や事業所得や山林所得のうち最大65万円を所得税の計算から控除することが可能になります。
65万円の青色申告の条件のひとつとして複式簿記で記帳を行うことが求められています。他にも複式簿記による帳簿作成と、貸借対照表および損益計算書などが求められています。
一方で現金出納帳・買掛帳・経費帳などの簡易な帳簿による単式簿記の場合でも、最大10万円までの控除が認められています。この控除の前提となる帳簿のひとつが、日々の出納業務を通じて作成される現金出納帳なのです。
現金出納帳の書き方
日付の記入について
現金出納帳は、取引の発生順に日付を記録していきます。記載する日付は、領収書や請求書に記載されている日ではなく、実際に現金の支払いまたは受け取りが行われた日付です。
勘定科目について
勘定科目欄には、現金の動きと対になる取引相手の勘定科目を記入します。
収入によく使われる勘定科目例
売上高：商品・サービス提供により現金を受け取ったとき。
売掛金：掛取引の商品・サービス代金を現金で回収したとき。
普通預金：普通預金口座から現金を引き出したとき。 など
支出によく使われる勘定科目例
仕入：商品や原材料を現金で購入したとき。
買掛金：掛け仕入後、現金で支払ったとき。
給料手当：給与・各種手当を現金で支払ったとき
消耗品費：10万円未満または耐用年数1年未満の消耗品を現金で購入したとき。
通信費：電話やインターネット利用料などを現金で支払ったとき。
地代家賃：事務所や店舗の賃料を現金で支払ったとき。
水道光熱費：水道、電気、ガス料金を現金で支払ったとき。
旅費交通費：交通機関利用や宿泊費などを現金で支払ったとき。
租税公課：各種税金（自動車税、固定資産税など）を現金で支払ったとき。 など
摘要について
摘要欄には、取引内容を簡潔かつ具体的に記録します。決まった書き方はありませんが、後から見返して取引の詳細がすぐに分かるようにしましょう。
収入・支出金額について
現金が入金された場合は「入金欄」、出金した場合は「出金欄」に、それぞれ金額を記載します。金額は消費税込みの金額で記帳します。
残高について
現金出納帳における残高とは、その時点で手元にある現金の金額を指します。入金があれば加算、出金があれば減算して、常に最新の現金残高を記録していきます。
現金出納帳を作成する手段
現金出納帳は、手書きでもコンピュータを使用したデータ形式でも、どちらの方法でも作成することができます。
この章では、手書き、エクセルのテンプレート、会計ソフトやアプリを活用する方法の3つの作成方法について、それぞれのメリットとデメリットを紹介します。
ノートや帳簿を使って手書きする方法
ノートに定規で線を引いて現金出納帳を作成する方法や、市販の現金出納帳を購入して手書きで記入する方法があります。
この方法の利点は、コンピュータを立ち上げる必要がなく、すぐに書き始めることができる点です。しかし、デメリットとしては、ミスが起こりやすく、修正に手間がかかることが挙げられます。
手書きの場合、領収書やレシートの転記ミスや電卓の打ち間違い、数字の誤認（例えば「0」と「6」）や、1行間違って書いてしまうことなど、さまざまなミスが発生しやすいです。また、間違えた場合、修正は書き直しでしかできず、効率的ではありません。
現金取引が少ない場合には負担も小さいですが、取引が多い場合はこの方法をおすすめすることはできません。
エクセルテンプレートを活用する方法
現金出納帳は、エクセルなどの表計算ソフトを使って作成することができます。無料で提供されているテンプレートをダウンロードすれば、すぐに記帳を始められ、とても便利です。
必要な箇所に数式が組み込まれたテンプレートを使用すれば、収入や支出の金額を入力すれば、残高が自動で計算され、計算の手間を省くことができます。
ただし、操作を誤ると数式が壊れてしまう恐れがあります。気づかずに入力を続けてしまうと、正確な残高を把握できなくなります。表計算ソフトや関数の扱いに慣れていない場合、修正が難しくなることもあります。
会計ソフトやアプリを使って簡単に作成する方法
会計ソフトやアプリを使って現金出納帳を作成することも可能です。会計ソフトはエクセルと同様に残高が自動で計算されますが、数式が壊れる心配はありません。また、確定申告書への数字の自動反映機能もあるため、非常に効率的です。
月額利用料が必要であることや、初期設定に少し手間がかかる点はデメリットと言えますが、その後の確定申告を見据えると、利用を検討する価値は十分にあります。
まとめ
ここまで現金出納帳について解説してきました。作成方法についてご不明点がある場合など、現金出納帳の作成を含め経理業務には会計アウトソーシングを利用することがオススメです。
現金出納帳の作成をはじめとする経理業務は、企業経営において欠かすことのできない重要な役割を担っています。
特に現金出納帳の作成は入出金を正確に管理し、資金繰りを把握するための基本となる作業です。これらの業務は想像以上に手間がかかり、細心の注意を払わなければミスが発生するリスクもあります。また、会計基準や税務要件も年々変化しており、常に最新情報に対応するためには専門的な知識も求められます。
そこで会計アウトソーシングの活用をおすすめいたします。
専門家に業務を委託することで、正確でタイムリーな帳簿管理が可能となり、ミスや記載漏れのリスクを大幅に軽減できます。また内部リソースを本業に集中させることができるため、業務の効率化と生産性向上にも繋がります。
さらに、アウトソーシングを利用することで、固定コストの削減や、繁忙期にも柔軟に対応できる体制を整えることができます。経営の透明性を高め、経営リスクの軽減にも効果的です。
経理業務のプロフェッショナルによるサポートを受けることは、これからの時代において重要な経営戦略の一つとなります。経理業務にかかる負担を軽減し、より強い経営基盤を築くためにも、ぜひ会計アウトソーシングの導入をご検討ください。
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